L’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire recueille, utilise, divulgue et conserve différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tout en ayant à cœur la confidentialité desdits renseignements.

Notre engagement

Au sein de notre étude, nos activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel et les clients.

Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements personnels hautement confidentiels. 

Il est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation d’affaires.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Engagement de Me Stéphanie Fillion, notaire, à l’égard de la confidentialité 

L’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire, se fait un devoir de respecter la vie privée. À cet égard, l’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire, prend tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession. 

En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique. 

Collecte et traitement des renseignements personnels

Collecte des renseignements personnels 

Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante :

• Sous forme papier, dans les locaux de l’étude ou de ses filiales;

• Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l’étude, présents dans nos locaux ou chez notre hébergeur d’infrastructure;

• Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel Procardex utilisé par notre étude dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.

Objectifs du traitement des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :

• Traitement de dossiers;

• Répondre à des enquêtes de satisfaction et réaliser des analyses statistiques pour améliorer les services et mieux connaître les clients;

• Traiter les candidatures pour des postes;

• Répondre à des obligations légales ou réglementaires.

Il est important de souligner que tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont confidentiels et seulement Me Stéphanie Fillion, notaire, et les membres de son équipe, ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.

En tant que notaires et employés de l’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire, nous sommes autorisés à accéder aux renseignements personnels, et il est primordial que nous saisissons pleinement l’importance de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Nos formations nous inculquent clairement la nécessité de n’utiliser ces renseignements que dans le cadre des objectifs spécifiques prévus. D’ailleurs, dès leur entrée en service, les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel devront signer un accord de confidentialité.

L’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire, prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers. 

Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS VIA NOTRE SITE INTERNET

a) La collecte automatique

Il se peut que nous recevions automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne. 

Nous pourrions, par exemple, connaître :

• Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez; 

• Votre adresse IP;

• Les pages que vous visitez;

• La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages;

• Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.   

La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.

b) Utilisation de témoins (cookies)

Si les paramètres de votre navigateur le permettent, nous pouvons aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage. 

Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.

Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

c) Renseignements fournis par l’utilisateur

Lorsque vous interagissez avec l’étude de Me Stéphanie Fillion, notaire, il peut vous arriver de nous transmettre des renseignements personnels, notamment, à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, par exemple :

• Vos renseignements d’identité (nom ou prénom);

• Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);

• Vos renseignements relatifs à votre activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que nous pouvons utiliser pour répondre à votre requête, gérer votre profil d’étude sur notre site Internet ou pour traiter toutes autres demandes d’informations, s’il y a lieu; 

Vous pouvez aussi nous transmettre vos renseignements à des fins de recrutement, lorsque vous postulez sur un poste auprès de notre étude. Dans ce cas, nous vous demanderons uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et votre curriculum vitae). Nous conserverons alors vos renseignements conformément aux politiques applicables à nos employés. Uniquement les personnes autorisées au sein de notre étude ont accès à ces renseignements.

Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.

d) Médias sociaux

Quoique nous préférons éviter ce type de moyen de communication pour des questions de sécurité informatique, il se peut que nous vous invitons à échanger avec nous par l’entremise de sites Internet, de Facebook, de modules d’extension et d’applications de réseautage social exploités par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser votre profil sur notre site Internet.  

Liens externes

Les liens présents sur notre site Internet peuvent vous rediriger vers d’autres sites externes. Veuillez noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons, ainsi qu’en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.

Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande importance à l’intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur les sites externes qui y sont liés.

PLAINTES OU COMMENTAIRES

Si vous souhaitez nous faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez nous écrire à l’adresse suivante : 112, rue Beauregard, Saint-Ambroise, Québec, G7P 2X3, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires. 

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de notre étude.

Responsable de la confidentialité des renseignements personnels

Nom : Stéphanie Fillion

Fonction : Notaire/propriétaire

Téléphone : 581-667-2123

Adresse courriel : fillion@notairestambroise.com